海外人事業務が複雑になる
最大の理由は、情報が分散していること
社員情報、家族情報、ビザ、健康診断、緊急連絡先、給与手当が別々の場所にある状態では、最新情報を確認するだけでも多くの時間がかかります。
社員情報
人事システムに分散
分散家族情報
Excelで個別管理
分散ビザ情報
メールでやり取り
分散健康診断結果
PDFで個別保管
分散緊急連絡先
別ファイルで管理
分散給与・手当
担当者の個人管理
分散GLOBAL MANAGEがすべてをひとつに
海外赴任者本人、帯同家族、赴任履歴、証明書、有効期限、給与・税務、経費、休暇、緊急連絡先まで、クラウド上で一元管理。
情報を探す時間を削減し、業務の標準化を実現します。
赴任者情報を社員単位で
ひとつの画面で管理
赴任者ごとに、基本情報から給与・経費・福利厚生上限まで、あらゆる情報をクラウド上で整理できます。
海外赴任者情報を社員単位で整理
基本情報、所属、役職、赴任先、赴任期間、赴任形態、赴任履歴、帰任履歴、添付書類、給与明細、経費精算、休暇、福利厚生上限などを管理。人事担当者は社員ごとの情報をひとつの画面で確認でき、複数ファイルを探したり過去メールを確認する手間を削減できます。
- 基本情報・所属・役職・赴任先の管理
- 赴任期間・赴任形態・赴任履歴の記録
- 給与明細・経費精算・休暇の一元管理
- 福利厚生上限の管理
帯同家族情報もまとめて管理
配偶者や子女などの帯同家族について、氏名、続柄、渡航予定、パスポート、ビザ、学校、医療、保険などの情報を管理。本人と家族の渡航時期が異なる場合でも、本人側と家族側の手続きを分けて管理でき、家族の準備状況も把握しやすくなります。
- 配偶者・子女の氏名・続柄管理
- 渡航予定・パスポート・ビザ管理
- 学校・医療・保険情報の管理
- 本人と家族の手続きの分離管理
重要書類をクラウド上で管理
パスポート、ビザ、保険証券、健康診断結果、予防接種証明、各種申請書類などをクラウド上に保管。必要な書類が提出されているか、期限が近づいている書類がないかを確認しやすくなり、書類の提出漏れ・期限切れ・確認ミスを防ぎやすくなります。
- パスポート・ビザ・保険証券の保管
- 健康診断結果・予防接種証明の管理
- 各種申請書類のクラウド保管
- 提出漏れ・期限切れの防止
更新履歴をすべて残せる
任期延長、家族の追加渡航、住所変更、学校変更、保険更新、ビザ更新、緊急連絡先変更など、更新が必要な情報の変化を履歴として記録。誰が、いつ、どの情報を更新したかを確認でき、情報変更の透明性が高まり、監査対応や引き継ぎにも役立ちます。
- 任期延長・家族追加渡航の履歴記録
- 住所・学校・保険変更の追跡
- ビザ更新・緊急連絡先変更の記録
- 監査対応・引き継ぎの透明性確保
重要書類をクラウドで安全に保管
パスポート、ビザ、保険証券、健康診断結果、予防接種証明など、海外赴任に必要な重要書類をすべてクラウド上で保管できます。紙の書類をファイルキャビネットに保管する時代は終わり、必要な時にいつでもすぐに確認できるようになります。
- 書類の提出漏れをシステムが検知
- 有効期限が近づく書類をアラート通知
- 担当者変更時も書類の所在が明確
- 監査時にもクラウドから即時出力可能
あらゆる項目を自由に管理できる
海外赴任者に関わるあらゆる情報を、クラウド上でひとつにまとめます。
管理する項目、内容など、すべて「自由に」「簡単に」自社で設定が可能です。
赴任者本人
基本情報、所属、役職、赴任先、期間、形態
帯同家族
配偶者、子女の続柄、渡航予定、学校、医療
赴任履歴
赴任・帰任の履歴、期間延長、形態変更記録
証明書・有効期限
パスポート、ビザ、保険、健診の期限管理
給与・税務
海外給与、国内給与、各種手当、税務情報
経費
経費精算、通貨、為替レート、勘定科目
休暇
休暇申請、休暇上限、一時帰国の管理
緊急連絡先
現地連絡先、緊急時連絡網、保険連絡先
情報を集約することで
3つのメリットが生まれます
人事担当者、会社、赴任者それぞれの視点から、プロファイル管理がもたらす変化を紹介します。
人事担当者のメリット
海外赴任者情報を探す時間を削減できます。複数のExcelやメールに分散していた情報を社員単位で確認できるため、問い合わせ対応や社内確認がスムーズになります。
会社のメリット
海外赴任者情報の管理レベルを標準化できます。担当者ごとに管理方法が異なる状態を解消し、組織として一貫した情報管理を維持できます。
赴任者・家族のメリット
必要な情報や提出物が整理されるため、赴任準備を進めやすくなります。帯同家族を含めた手続きの状況も把握しやすくなります。
海外赴任者情報の管理に
課題を感じている企業へ
以下のような状況にひとつでも当てはまる場合、GLOBAL MANAGEが解決策となります。
海外赴任者情報をExcelで管理している
帯同家族情報の管理に不安がある
パスポートやビザの期限管理を強化したい
担当者変更時の引き継ぎに課題がある
海外人情報をクラウドで安全に管理したい
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GLOBAL MANAGEは、貴社の海外人事業務に合わせた運用を実現します。
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