外部に委託しても、
業務を見えなくしない。
海外赴任業務には、査証、航空券、引越し、住宅、学校、健康診断、予防接種、保険、医療サポートなど、多くの外部パートナーが関わります。
GLOBAL MANAGEは、こうした外部委託業務そのものを管理するためのプラットフォームとして、人事担当者、赴任者、帯同家族、外部パートナーの情報共有を支援します。
依頼登録
対象者・業務・必要書類を登録
外部共有
委託先へ専用アカウントで共有
進捗更新
担当者・状況・添付を集約
完了記録
履歴・証跡を残して引継ぎも容易
共有主体
人事・赴任者・家族・外部業者
ビザ・渡航手配を起点に、
海外赴任準備をワンストップで支援
GLOBAL MANAGEは、株式会社TOPPANトラベルサービスが提供する海外赴任サポートサービスと連携しています。
海外赴任手続きの中でも難易度が高い査証取得を中心に、航空券、引越し、健康診断、予防接種、海外旅行保険、
現地生活サポートなど、赴任前から帰任時までの手配業務を一元的に管理できます。
旅行会社だからこそ実現できる
海外赴任・海外人事サポート
海外赴任手続きの中でも、最も専門性が求められる業務の一つが査証（ビザ）取得です。
国ごとに必要書類や申請条件が異なるだけでなく、赴任者本人・帯同家族・赴任目的によっても必要な手続きが変わります。
TOPPANトラベルサービスは、海外渡航支援を長年手掛けてきた旅行会社として、査証取得から航空券手配まで一貫してサポートします。
- 旅行会社として培った査証取得・渡航手配ノウハウ
- 査証取得から航空券手配までのワンストップ対応
- 引越し・住宅・学校・保険など幅広い提携ネットワーク
- 複数社見積によるコスト比較と最適なサービス選定
- 人事担当者の窓口業務・進捗管理業務を削減
複数の外部業者とのやり取りをTOPPANトラベルサービスが取りまとめ、人事担当者の負担軽減と業務品質の標準化を実現します。
管理できる主な業務
赴任前、赴任中、帰任時の各フェーズで発生する外部手配を、GLOBAL MANAGE上で案件ごとに管理できます。
TOPPANトラベルサービスを窓口として、査証・航空券をはじめ、提携業者による各種サポートの進捗や書類を一元的に確認できます。
赴任前
- ビザ取得・更新
- 引越し手配 / 家財保管
- 航空券予約
- 語学研修手配
- 健康診断 / 予防接種予約
- 海外旅行保険加入
赴任中
- 一時帰国航空券
- 一時帰国時健康診断予約
- お問い合わせ窓口
- 海外送付サポート
- 緊急医療搬送保険サポート
帰任時
- 帰任手続き
- 新居探しサポート
- 引越し
- 健康診断予約
- 航空券手配
管理観点
- 依頼内容
- 対応担当者
- 進捗状況
- 必要書類 / 見積書 / 請求書
- 添付ファイル / 完了履歴
人事・赴任者・帯同家族・外部業者が、
同じ情報を見ながら進められます
外部パートナー専用アカウントを活用することで、依頼内容、担当者、進捗、必要書類、見積書、請求書、
添付ファイル、完了履歴などを、メールだけに頼らずクラウド上で管理できます。
TOPPANトラベルサービスを窓口にした外部手配でも、関係者が同じ情報を確認できるため、
確認漏れや二重連絡を防ぎやすくなります。
赴任者と帯同家族の医療サポートも、
ワンストップでつなげる
GLOBAL MANAGEは、プレステージ・インターナショナルグループが提供するヘルスケアプログラムとのデータ連携（API）に対応しています。
赴任者および帯同家族の会員情報を連携し、海外赴任中の医療サポート利用に必要な登録・更新業務を効率化できます。
海外赴任者向け医療サポートをワンストップで提供
海外赴任者や帯同家族にとって、現地で病気やけがをした際に日本語で相談できる体制は大きな安心材料です。ヘルスケアプログラムでは、24時間日本語サービス、オンライン医療相談、受診サポート、キャッシュレス・メディカルサービス、緊急医療アシスタンス、医療費請求支援などを通じて、海外での医療対応を総合的に支援します。
24時間日本語サポート
日本語による24時間サポート体制で、海外での医療面の不安軽減を支援します。
医療機関紹介
現地で適切な医療機関を紹介し、受診手続きをサポートします。
キャッシュレス受診
提携医療機関ではキャッシュレスで受診できるため、一時的な高額立替負担を軽減できます。
オンライン医療相談
体調不良や健康相談をオンラインで相談でき、早期の判断や受診につなげやすくなります。
緊急医療アシスタンス
入院や緊急搬送などの緊急事態にも対応できる体制を提供します。
医療費請求支援
医療費請求に関する手続き支援により、赴任者と人事担当者の負担軽減につながります。
API連携で会員情報を自動連携
医療アシスタンスサービスを導入する際には、赴任者や帯同家族の入退会管理、更新管理、基本情報変更などの事務作業が発生します。GLOBAL MANAGEでは、社員情報とヘルスケアプログラムの会員情報をAPIで連携することで、二重入力や更新漏れを防ぎ、医療サポートの運用を効率化できます。
赴任者情報をもとに、医療アシスタンスサービスの利用開始に必要な会員データを連携できます。
帰任時の会員状態の更新や停止など、変更イベントを管理しやすくなります。
帯同家族が追加される場合も、必要な情報を連携し、登録作業の負担を軽減できます。
住所、連絡先、家族情報などの変更を、複数システムへ個別に反映する負担を減らせます。
外部のサポートベンダーに任せても、
誰が・何を・いつ完了したかを残せます
外部業者を活用することは、人事担当者の大きな負担軽減につながります。
一方で、進捗が見えない、履歴が残らない、担当者に依存するという状態になると、
結局は人事担当者が確認役として追われることになります。
GLOBAL MANAGEでは、依頼先、進捗、対応者、提出書類、見積書、請求書、完了時点を履歴として残せます。
外部委託を「任せっぱなし」にしないための管理設計
可視化の目的は、外部業者を細かく監視することではありません。人事担当者、赴任者、外部パートナーが同じ情報を確認できる状態をつくり、確認工数、引継ぎ負担、社内説明負荷を下げることです。
メール起点の断片的な情報ではなく、案件起点で履歴を残すことで、担当交代や監査・社内説明にも対応しやすくなります。
委託先任せでブラックボックス化
メールや個別連絡に依存すると、状況把握と責任所在の確認に時間がかかります。
- 状況不明 どこまで進んだのかが見えにくい
- 履歴散在 書類や判断根拠がメールに埋もれる
- 属人化 担当者交代時に過去経緯を追いにくい
案件単位で進捗・担当・書類を記録
誰に依頼したか、今どこまで進んでいるか、誰が対応したか、どの書類を提出したか、いつ完了したかを残せます。
- 依頼先 誰に依頼したかを明確化
- 進捗 今どこまで進んでいるかを共有
- 対応者 誰が対応したかを追跡
- 証跡 どの書類を提出したかを保存
- 完了時点 いつ完了したかを履歴化
人事・赴任者・外部パートナー・企業のそれぞれに、
分かりやすいメリットがあります
GLOBAL MANAGEは、外部委託業務を管理するだけではありません。
ビザ・渡航手配、引越し、保険、医療アシスタンスなど、複数の外部サービスを横断して進捗と履歴を管理することで、確認工数削減、問い合わせ削減、内部統制強化、サービス品質の標準化につながります。
人事担当者
査証取得、航空券、引越し、医療アシスタンスなどの進捗確認を一元化し、外部業者への確認メール削減、進捗確認工数削減、引継ぎ容易化、社内説明資料の作成負担軽減につながります。
赴任者・帯同家族
ビザ、航空券、引越し、健康診断、予防接種、医療サポートなどの手配状況を確認しやすくなり、不安や問い合わせを減らしやすくなります。
外部パートナー
必要情報をクラウド上で確認し、最新情報を関係者と共有できます。手配内容や提出書類の確認がしやすくなり、重複問い合わせの削減にもつながります。
企業
外部委託業務の進捗と履歴を残すことで、海外赴任業務の透明性を高められます。コスト比較、内部統制、コンプライアンス、サービス品質の標準化にもつながります。
貴社の海外赴任業務は、
どこまで見える化できていますか。
ビザ取得、航空券、引越し、住宅、学校、海外旅行保険、医療アシスタンスなど、複数の外部業務を人事担当者が個別に管理している場合、GLOBAL MANAGEによる一元管理で業務負担を大きく減らせる可能性があります。TOPPANトラベルサービスとの連携により、旅行会社として強みを持つ査証・渡航手配を軸に、提携業者による各種サポートや複数社見積の取得まで含めて、海外赴任手続き全体を効率化できます。